Rozhodli jste se využít služby externí správy SVJ. Už také víte, o jakou podobu externí správy SVJ budete mít zájem ^{(prolink na Podoby externí správy SVJ)}. Jaké jsou nyní tedy další administrativní kroky?

1. Pokud bude externí správa zajišťovat pouze podporu vašemu stávajícímu výboru, je to administrativně nejjednodušší. Stačí o poskytování těchto služeb sepsat smlouvu. Jejím obsahem bude ve zkratce: kdo co zajišťuje komu, za kolik a případně za jakých podmínek. Mezi tyto podmínky může patřit například

• ujednání způsobů ukončení/vypovězení spolupráce
• ujednání ohledně GDPR, tedy správy poskytnutých informací, přeci jen bude externí správce spravovat i jisté osobní údaje.

2. Pokud bude externí správa vaším profesionálním členem výboru, nebo samostatným profesionálním předsedou výboru, potřebujete kromě smlouvy o spolupráci ještě tyto změny formálně zapsat do obchodního rejstříku.

V tom případě budete předtím velmi pravděpodobně potřebovat upravit vaše stávající stanovy SVJ tak, aby takovou spolupráci umožňovaly. Zvláště v případě samostatného profesionálního předsedy, který zcela nahrazuje roli výboru jako takového.

Úprava stanov může spočívat například v tom, aby umožňovaly:

• zvolit za člena výboru SVJ nebo za samostatného profesionálního předsedu SVJ fyzickou či právnickou osobu, která v domě nevlastní žádnou bytovou jednotku,
• fungování samostatného profesionálního předsedy, který bude nahrazovat klasický výbor,
• hladkou spolupráci s externí správou SVJ (úprava finanční limitů, způsobu rozpočítávání poplatků za správu, služby, aj.),
• ustanovit kontrolní komisi, která bude mít za úkol dohlížet nad hospodařením a počínáním dosazené externí správy a posílit pravomoce této kontrolní komise (zmocnit ji například ke svolání shromáždění nebo odvolání externího předsedy z funkce).

Všechny kroky (schválení návrhu smlouvy, schválení úpravy stanov, volba kontrolní komise, volba profesionálního člena výboru nebo samostatného profesionálního předsedy SVJ) jsou činěny na svolané schůzi shromáždění SVJ. 

Nakonec je nutné nahlásit změny do obchodního rejstříku. Nezapomeňte si zkontrolovat, zda jsou všechny formální náležitosti takového podání v pořádku:

• vyplněný formulář,
• zápis ze shromáždění,
• pozvánka na shromáždění,
• prezenční listina včetně doložených pozvánek na shromáždění,
• doložené plné moci, byly-li nějaké předloženy
• zápis z jednání výboru,
• souhlas se zápisem do rejstříku a prohlášení o splnění požadavků podle zákona 455/1991 Sb. ,
• úplné znění stanov v případě, že zapisujete změnu stanov,
• dokumenty dokládající ukončení předchozího funkčního období,
• plná moc  – pokud podání někdo podává za vás (typicky advokát),
• CD nebo USB flash disk s el. verzemi dokumentů, které se zakládají do sbírky listin,
• a konečně kolek 2.000,- Kč dle potřeby poplatku.

S celým procesem vašemu SVJ jistě pomůže vámi vybraná externí správa.