aneb co je potřeba připravit k získání nabídky a jak nabídky hodnotit
Poptáváte-li jakoukoli podobu externí správy SVJ (prolink na článek Podoby externí správy), je potřeba vytipovanému poskytovateli takové služby poskytnout dostatek informací k tomu, aby dokázal zpracovat nabídku služeb na míru přesně pro vaše SVJ.
Poskytovatel služeb v oblasti externí správy SVJ se bude chtít seznámit s:
- adresou vašeho domu, počtem bytových jednotek, vlastníků, aktuálním statutárním orgánem
- stávajícími stanovami vašeho SVJ
- poslední účetní uzávěrkou vašeho SVJ
- posledním vyúčtováním a rozpisem záloh vašeho SVJ
- posledním vyúčtováním vašeho SVJ za energie
- posledním zápisem ze schůze výboru a shromáždění vlastníků
- seznamem provedených revizí
- aktuálním stavem bankovního účtu SVJ (včetně výše tzv. fondu oprav)
- aktuálním technickým stavem vašeho domu – často je nutná i osobní prohlídka
- případným seznamem dlužníků vůči SVJ a dlužnou částkou
- případnými soudními spory, ve kterých je vaše SVJ účastníkem
- úvěrovou politikou, resp. stavem úvěru a jeho podmínkami (s úvěrem je často spojena nějaká pravidelná každoroční administrativa směrem k bance)
Poskytovatel se bude ptát také na podobu spolupráce, protože je hned několik možností, jak může externí správa SVJ do chodu vašeho společenství zasáhnout (prolink na článek Podoby externí správy).
Nabídka poskytovatele pak může vypadat různě. Může jít o seznam jednotlivých činností individuálně naceněných, které v součtu určí celkovou cenu za službu. Případně může jít o paušální měsíční částku rozpočítanou např. na bytové jednotky.
Při výběru té nejlepší nabídky z mnoha si ověřte kromě ceny také
- reálné zkušenosti se správou nemovitostí
- konkrétní právní, účetní a technický servis (pokud se jedná o zprostředkování, ptejte se na finálního poskytovatele takové služby a jeho zkušenosti a zpětné vazby na něj)
- formu komunikace a zpracovávání dat/vstupů (s kým budete v budoucnu konkrétně jednat, zda je možnost online nonstop chatu, telefonního kontaktu, jak a kde se budou uchovávat důležité dokumenty, jak je zajištěna jejich archivace, jaká je automatizace a on-line komunikace v rámci SVJ – online platforma, jak je řešeno GDPR, aj.)
- pojištění poskytovatele externí správy SVJ.